Bericht Nr. 2007-302 an den Landrat
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Bericht Nr. 2007-302 an den Landrat |
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| Bericht der: | Finanzkommission | |
| vom: | 4. Februar 2008 | |
| zur Vorlage Nr.: | 2007-302 | |
| Titel des Berichts: | ERP-Projekt im Kanton Basel-Landschaft für die Bereiche Finanz-, Personalwesen und Logistik | |
| Bemerkungen | Verlauf dieses Geschäfts | |
| Landratsbeschluss (Entwurf) |
1. Ausgangslage
ERP, "Enterprise Resource Planning", umfasst alle Systeme für die unternehmensweite Planung, das Controlling, die Dokumentation und die Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Prozesse. Im üblichen Sprachgebrauch steht ERP für gemeinsam genutzte Informatik-Systeme. ERP soll im Kanton Basel-Landschaft (ohne Spitäler) vor allem die Bereiche Finanzen, Personal und Logistik (Materialverwaltung) abdecken.
Eine gründliche Analyse der heutigen EDV-Programme hat ergeben, dass bedeutende Probleme bestehen und Verbesserungen notwendig sind.
Der Regierungsrat hat sich für die Anschaffung einer einzigen Software ("Integrale Plattform") entschieden. Er beantragt die Ablösung der Anwendungen durch die weltweit marktführende Standardsoftware SAP. Diese ist bereits in elf Kantonen und beim Bund erfolgreich im Einsatz.
Für die gesamte Einführung wird ein Kredit von 13 Mio. Franken beantragt.
2. Kommissionsberatung
Die Finanzkommission befasste sich an zwei Sitzungen mit dem ERP-System. Am 5. Dezember 2007 erfolgte eine Vorinformation und am 23. Januar 2008 die eigentliche Beratung der Vorlage.
Die Kommission wurde dabei unterstützt von Regierungsrat Adrian Ballmer, Yvonne Reichlin, Finanzverwalterin, Roland Winkler, Leiter Finanzkontrolle, sowie von Michael Bammatter, Generalsekretär der FKD, Hansruedi Ruefli, Mitarbeiter in der Abteilung Informatikplanung und -koordination (IPK) und interner ERP-Projektleiter, sowie von Alexander Colombi, externer Projektleiter und CEO der CSP AG.
3. Grundsätzliche Erwägungen
Eintreten auf die ERP-Vorlage ist in der Finanzkommission unbestritten.
Eine Ablösung des bisherigen Systems ist dringend nötig. Die Ergebnisse der PUK Informatik sind berücksichtigt worden. Der integrative Ansatz und die direktionsübergreifende Gesamtlösung werden befürwortet. Die gewählte Lösung ist sinnvoll, weil sie in mehreren Kantonen bereits mit Erfolg eingeführt worden ist und die Projektleitung ein gutes Echo aus diesen Kantonen erhalten hat. Die Finanzkommission ist sich bewusst, dass das Projekt ein grosser Schritt für die Verwaltung sein wird. Einzelne Voten verweisen deshalb auf die nötigen personellen Ressourcen und auf eine optimale Schulung der Anwender.
4. Detailberatung
Evaluationsverlauf
Die Evaluation erfolgte im offenen Verfahren gemäss dem kantonalen Submissionsgesetz. Sie musste aber wegen Anbieterbeschwerden im Jahre 2007 wiederholt werden. Am 28. November 2007 wies das Kantonsgericht eine Beschwerde gegen die Neuausschreibung des Projektes ab. Am 6. Dezember 2007 wurde einer zweiten Beschwerde gegen den Zuschlag und den Ausschluss des Anbieters keine aufschiebende Wirkung erteilt. Daraufhin zog der Anbieter seine Beschwerde zurück.
Die Finanzkommission nimmt damit zur Kenntnis, dass das Verfahren einwandfrei durchgeführt worden ist und der Zuschlag zu Recht erfolgt ist.
Strategisch-organisatorische Ziele
Die Finanzkommission liess sich detailliert erörtern, welche Gründe zum strategischen Entscheid für eine direktionsübergreifende Lösung geführt hatten.
Die Ausgangslage in den Bereichen Finanzwesen, Personalwesen und Logistik wurde in den Jahren 2005 und 2006 analysiert. Die Funktionalitäten der bisherigen, separaten Personal- und Finanz-Informatiksysteme waren im Vergleich zu ihren hohen Betriebskosten ungenügend. Die Anbieter waren während mehrerer Jahre nicht in der Lage, diese Probleme kundengerecht und günstig zu lösen. Auch fehlende direktionsübergreifende Steuerungsinstrumente sowie teilweise zu stark dezentralisierte Aufgaben trugen zu dieser unbefriedigenden Situation bei.
Die Finanzkommission ist überzeugt, dass mit dem strategischen Entscheid für eine übergreifende Einführung obgenannte Probleme gelöst werden können.
Zeitplan
Die Einführung des neuen Systems soll in zwei Jahren erfolgen. Die Finanzkommission findet diesen Zeitplan sehr ambitiös, zumal die Lösung bereits im Hinblick auf die Budgetierung 2009 vorliegen muss und 450 Personen geschult werden müssen. Die Projektleitung betont, dass auf diese Weise die Kräfte gebündelt und in relativ kurzer Zeit für das Projekt verwendet werden können. Wenn der Zeitrahmen des Projektes allzu grosszügig bemessen sei, bestehe auch die Gefahr, dass gewisse Schritte eher zögerlich unternommen werden. Der Druck, zu den Entscheiden zu kommen, fehle, wodurch die Kosten steigen könnten. Andere Kantone haben es auch in dieser Zeit geschafft.
Schulung der Benutzerinnen und Benutzer
Von den 450 Benutzern sind 255 "Vollbenutzer", die restlichen 195 sind Benutzer mit reduzierten Funktions- oder Informationsbedürfnissen ("Teilbenutzer"). Die Einführung sieht eine umfassende Schulung aller Benutzerinnen und Benutzer vor, welche bedürfnisgerecht intern erfolgt. Eines von 6 Teilprojektteams wird sich um die Schulung kümmern. Die Firma NOVO hat in ihrer Offerte gezeigt, dass sie über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um die weitere entsprechende Schulung aufzubauen.
Projektrisiken
Die Finanzkommission wollte wissen, wie die Akzeptanz des ausgewählten Systems eingeschätzt wird. Die Projektverantwortlichen versicherten, die Systeme der verschiedenen Anbieter genau analysiert und geprüft zu haben.
Es ist daher nicht zu erwarten, dass von jenen Kreisen, die bei dieser Evaluation dabei waren, Opposition ausgehen wird. Mit "ideologischen" Differenzen und Unsicherheiten gegenüber Neuem muss vereinzelt wohl immer gerechnet werden.
Personal-Ressourcenbedarf
Die Finanzkommission interessiert, ob es notwendig ist, neue Stellen zu schaffen, oder ob nicht Personal aus den Direktionen für die Betreuung des geplanten SAP-Kompetenzzentrums eingesetzt werden kann.
Gemäss Auskunft des FKD-Generalsekretärs werden in der Projektphase Ressourcen im Umfang von 1500 Stellenprozenten zusammengezogen; parallel dazu wird im Umfang von 300 Stellenprozenten das entsprechende Know-how aufgebaut, um das Kompetenzzentrum zu bilden.
Das Projekt brauche relativ viel Ressourcen von Mitarbeitern aus der Linie, welche die Abläufe genau kennen. Das Ziel sei es, dass das Know-how in der Organisation verbleibt, wenn die Berater und temporären Kräfte die Organisation später wieder verlassen - dies sei möglich, indem die Mitarbeiter der Verwaltung in das Projekt einbezogen werden. Diese Personen sollen in ihrer Alltagsarbeit durch zusätzliches Personal entlastet werden. Bei den personellen Ressourcen handelt es sich also um Ersatzkräfte für die Linienverantwortlichen.
Berichterstattung in der Finanzkommission
Die Finanzkommission beschliesst, sich halbjährlich über den Stand des Grossprojektes "ERP" informieren zu lassen.
5. Antrag
Die Finanzkommission empfiehlt einstimmig mit 13:0 Stimmen, der Vorlage 2007/302 gemäss Entwurf des Landratsbeschlusses zuzustimmen.
Binningen, 4. Februar 2008
Namens der Finanzkommission
Der Präsident: Marc Joset
Beilage Landratsbeschluss (Entwurf)