2002-67
Parlamentarischer Vorstoss |
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Titel:
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Motion der FDP-Fraktion: "Stopp der Kostenexplosion I" - Einführung eines zentralen Multi-Projekt-Management
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Autor/in:
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FDP Fraktion
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Eingereicht am:
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14. März 2002
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Nr.:
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2002-067
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Die Dynamik der Verwaltung, die Umfeldveränderungen sowie sich schnell überholende technische Neuerungen sind Ursachen für die Zunahme des Anteils der Projektaufgaben in der kantonalen Verwaltung. Verfolgt man in den letzten Jahren die Bemühungen der einzelnen Direktionen die Projekte einerseits marktgerecht und kundenfreundlich und kostenbewusst andrerseits zu gestalten, so ist diese Zielsetzung teilweise stark verfehlt. Massivste Budgetüberschreitungen, Einholung von Nachtragskrediten, nicht Erreichen von definierten Leistungsumfängen in den laufenden Projekten etc. sind noch in bester Erinnerung und führen zu einem Kostentreiber in grossem Ausmass.
Gründe für diese für alle Beteiligten unbefriedigende Situation haben folgende Ursachen:
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Die Komplexität der initialisierten Projekte wird oft unterschätzt
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Risiken werden oft nicht erkannt und können dadurch nicht präventiv bereinigt werden
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Es fehlen im Projektmanagement einheitliche Methoden, Tools, Mittel und Vorgehensweise bezüglich P-Steuerung, P-Controlling, Termincontrolling, P-Leistungsbeurteilung etc.
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Ressourcen können bei einem Projekt brachliegen, während sie bei einem andern Projekt dringend benötigt werden. Dies führt zu vermeidbaren Personalbestandserhöhung
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Projektleiter, Teilprojektleiter und Projektmitarbeitende werden unterschiedlich ausgebildet; es fehlt eine weit kostengünstigere und effizientere innerbetriebliche Ausbildung
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es fehlt ein einheitliches Risikomanagement
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es fehlt an verbindlichen Kompetenzen und klar definierten Verantwortlichkeiten für die Projektleiter / - Mitarbeitenden
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In den verschieden Direktionen herrscht grundsätzlich eine unterschiedliche Auffassung über das Projektmanagement (Projektinitialisierung, Projektantrag, Projektorganisation, Projektführung etc.). Entsprechende Synergien werden nicht genutzt.
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Insgesamt lässt sich aufgrund obig aufgeführter Mängel festhalten, dass eine Form der übergeordneten und unabhängigen Projektsteuerung, dringend erforderlich ist. Eine dieser Formen ist die Installation eines zentrales Multi-Projekt-Management wie es in projektorientierten Branchen und in innovativen Funktionsbereichen anderer Wirtschaftszweige mit Erfolg praktiziert wird. Die Aufgabe des zentralen Multi-Projekt-Managementes bezweckt die übergeordnete Steuerung mehrerer unterschiedlicher Projekte, die parallel abgewickelt werden und um die gleiche Ressourcen konkurrieren (IT-Mitarbeitende / Fachbereichs-Mitarbeitende, Finanzmittel etc.). Ein solches institutionalisiertes zentrales Multi-Projektmanagement sollte keinesfalls in Einzelprojekte eingreifen, solange dort in im Rahmen der Planung gearbeitet wird. Eingriffe sind erst dann angesagt, wenn übergeordnete Belange dies gemäss zu definierendem Funktionsbeschrieb erfordern.
Ein zentrales Multi-Projekt-Management hat folgende Einzelaufgaben (nicht abschliessend):
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Start und Initialisierung aller Projekte
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Priorisierung der Projekte (aufgrund zu bestimmender Methoden wie etwa die -Nutzwertanalyse und auch aufgrund der verfügbaren Ressourcen)
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Methodische Unterstützung im Risikomanagement und in Anwendung von Methoden und Tools (Definition der notwendigen Führungsmittel als Basis zur Entscheidungsfindung)
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Multiprojekt-Controlling (im Gegensatz zum Einzelprojekt sind nur relativ wenige Angaben für die Steuerung auf Multiprojektebene ausreichend)
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Erstellen und Nachführen einer Überblicksdokumentation (Kommunikationsplattform für Projektergebnisse, Projektdatenbank etc.)
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Schulung und Coaching der Projektleiter- /Mitarbeitenden
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Ressourcensteuerung: Die Steuerung der Ressourcen ist sicherlich ein zentrales Thema zur Vermeidung von Reibungsverlusten
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Das zentralen Multi-Projekt-Management soll personell aus 2-3 hochspezialisierten Projektmanagern bestehen und eng mit den Chief - Controllern zusammenarbeiten. Es soll zu keinem übertriebenen Formalismus führen.
Der Regierungsrat wird beauftragt ein Konzept auszuarbeiten, das die Installation eines schlanken und effizienten zentralen Multi-Projekt-Managementes zur Steuerung der kantonalen Projekte ermöglicht. Diese neue Funktionseinheit ist organisatorisch so einzugliedern, dass die Unabhängigkeit gewahrt bleibt, damit Gesamtinteressen im Vordergrund stehen (analog Finanzkontrolle).
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