Bewilligung eines Staatsbeitrages an das Gemeinsame Sekretariat der D-F-CH Oberrheinkonferenz

5. Leistungskatalog gemäss Vereinbarung und Pflichtenheft


Gemäß Vereinbarung besteht das Ziel des ORK-Sekretariats in der Stärkung der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit am Oberrhein durch eine weitere qualitative Verbesserung und Effizienzsteigerung der Arbeit der Oberrheinkonferenz. Der Leistungskatalog des ORK-Sekretariat lässt sich in 5 Handlungsfelder einteilen. Sie wurden bereits in der ersten Phase von 1995 bis September 2001 in einem sogenannten Pflichtenheft aufgeführt und aufgrund der bisherigen Erfahrungen kritisch überprüft sowie gegebenenfalls angepasst.




5.1 Kontinuierliche Vorbereitung und professionelle Durchführung der Konferenzarbeiten


In erster Linie obliegt dem Sekretariat unter Aufsicht des Präsidiums der Oberrheinkonferenz die kontinuierliche Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Oberrheinkonferenz (Jahresplenum, Fachplenum, Präsidium). Das Sekretariat sorgt für die Durchsetzung von gefassten Beschlüssen und überwacht die Einhaltung von Fristen.




5.2. Umsetzung der Beschlüsse der Oberrheinkonferenz


Das Sekretariat überwacht die Einhaltung der Mandate und der Budgets, kontrolliert die Arbeitsfortschritte aufgrund des jährlichen Arbeitsprogramms.




5.3 Koordination des Arbeitsablaufs in den Arbeitsgruppen und die Koordination zwischen den Arbeitsgruppen selbst


Das Sekretariat überwacht sämtliche Arbeiten der Oberrheinkonferenz und greift nötigenfalls koordinierend ein. Zu diesem Zweck nimmt das Sekretariat an allen Sitzungen der Arbeitsgruppen teil. Es unterstützt Arbeitsgruppen und Expertenausschüsse bei der Organisation von Tagungen, Konferenzreihen u. ä. Zur finanziellen Unterstützung von Projekten der Oberrheinkonferenz kann das Sekretariat mit Zustimmung des Präsidiums der Oberrheinkonferenz Mittel aus dem Budget des Sekretariats einsetzen.




5.4 Informationspolitik der Oberrheinkonferenz über ihre Arbeit


Alle offiziellen Publikationen und Konferenzunterlagen werden in deutscher und französischer Sprache erstellt.


Das Sekretariat sorgt für einen kontinuierlichen Informationsaustausch unter den drei Delegationen und bedient sich dabei insbesondere folgender Mittel:
- Jahresarbeitsprogramm und Jahresbericht der Oberrheinkonferenz
- Ständig aktualisiertes Weißbuch der Oberrheinkonferenz
- Halbjährlich erscheinendes Bulletin der Oberrheinkonferenz
- Dokumentation und Verbreitung von Unterlagen der Oberrheinkonferenz


Das Sekretariat nimmt die Rolle einer Pressestelle der Oberrheinkonferenz wahr und stellt die Verbreitung der von der Oberrheinkonferenz veröffentlichten Schriften sicher. Hierzu gehört die ganzjährige Arbeit mit den Medien am Oberrhein, mit wissenschaftlichen Institutionen und weiteren interessierten Kreisen, die Erteilung von Auskünften und die Weitervermittlung an zuständige Stellen.


Mindestens zweimal jährlich im Anschluss an die Plenarsitzungen, bei Bedarf aber auch darüber hinaus, werden vom Sekretariat in Zusammenarbeit mit dem Präsidenten/der Präsidentin der Oberrheinkonferenz und den Delegationsleitern Medienkonferenzen organisiert.


Das Sekretariat pflegt, aktualisiert und erweitert die Internet-Homepage der Oberrheinkonferenz "www.oberrheinkonferenz.org" und stellt sie allen Arbeitsgruppen und Expertenausschüssen als Publikationsmedium zur Verfügung.


Das Sekretariat führt Mailing-Listen, über welche die Information der Arbeitsgruppen und Expertenausschüsse auf elektronischem Weg erfolgt.




5.5 Verbindungspflege zwischen der Oberrheinkonferenz und den anderen an der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit beteiligten Einrichtungen


Das ORK-Sekretariat pflegt die Verbindungen zwischen der Oberrheinkonferenz und verschiedenen anderen Stellen. Zu nennen sind insbesondere das Sekretariat der jeweiligen Delegationsleitung der Deutsch-französisch-schweizerischen Regierungskommission, Sekretariate, Arbeitsgruppen und Begleitausschüsse der INTERREG-Programme am Oberrhein; Oberrheinrat; Rat der RegioTriRhena; Arbeitsgemeinschaft PAMINA; Arbeitsgemeinschaft CENTRE; Hochrheinkommission; Organisatoren der Dreiländerkongresse; INFOBESTen (Palmrain, Vogelgrun, Kehl, Lauterbourg), Hochrheintelefon; Industrie- und Handels- sowie Handwerkskammern; Internationale Bodenseekonferenz; Regionalkommission Saar-Lor-Lux-Trier/Westpfalz-Wallonie; Communauté de Travail du Jura.


Fortsetzung


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