2000-1

Landrat / Parlament || Vorlage 2000-001 vom 4. Januar 2000


Personal- und Lohnadministrationssystem / Zusatzkredit


Geschäfte des Landrats || Hinweise und Erklärungen



Landratsbeschluss (Entwurf)
Rekapitulation

Aufgrund der Vorlage Nr. 98/150 hatte der Landrat am 15. Oktober 1998 einen Verpflichtungskredit von 2.4 Millionen Franken für die Beschaffung des Softwareprogramms HR Access für eine neue und integrierte Personal- und Lohnadministration bewilligt. Das Projekt befindet sich in der Umsetzung und wird entsprechend dem ursprünglichen Zeitplan vorangetrieben; es ist etwa zur Hälfte verwirklicht: Der produktive Betrieb der wichtigsten Teile der Personalverwaltung ist am 1. Dezember 1999 aufgenommen worden. Der Abschluss des Projekts ist unverändert auf Anfang 2001 geplant, wenn die neue Lohnapplikation in Betrieb genommen wird. Hingegen werden die Projektkosten, wie sich bereits jetzt abzeichnet, gesamthaft über den vom Landrat genehmigten Kreditrahmen zu liegen kommen, so dass gemäss Finanzhaushaltsgesetz (1) ein Zusatzkredit von 700'000 Franken beantragt wird.




Das Projekt


Ausgangspunkt für das Projekt, das den Namen "Espresso" erhalten hat, waren folgende Tatbestände:


- Im Zusammenhang mit der Dezentralisierung der Personaldienste in die Direktionen drängt sich die Schaffung eines einheitlichen, EDV-gestützten Instruments zur Bearbeitung von Personaldaten auf, zumal bezüglich eines weit verwendeten Programms für die Vertragsverwaltung Vorbehalte wegen seiner Millenniumstauglichkeit bestanden. Die neue EDV-Lösung soll es der gesamten Verwaltung (zu einem späteren Zeitpunkt auch den Spitälern) ermöglichen, die dezentralen Personaldienste zu professionalisieren, Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren und damit letztlich eine kostengünstigere Personalverwaltung zu führen.


- Eine neue EDV-Applikation soll die steigenden Anforderungen an das Berichtswesen (Auswertungen, Simulationen) abdecken; mehr Anforderungen werden vor allem von ausserhalb der Verwaltung, zum Beispiel durch das Parlament gestellt. Die Lösung soll hierfür wie auch für zentral verbleibende Personalfunktionen brauchbar sein.


- Das EDV-Programm, das seit fast zehn Jahren für die Lohnauszahlung verwendet wird, muss abgelöst werden, weil es störende Schwächen aufweist, nicht mehr sinnvoll weiterentwickelt werden kann und infolge des Alterungsprozesses intensiver und mit steigenden Kosten unterhalten werden muss. Auch werden die Fachkenntnisse, die für die Systempflege benötigt werden, immer weniger verfügbar.


- Die erfassten Personaldaten werden zu grossen Teilen (2) sowohl in der Personal- wie in der Lohnverwaltung gebraucht; eine integrierte Software ist deshalb sinnvoll.


- Im Bereich der sensitiven Personal- und Lohndaten ist das interne Kontrollsystem (IKS) verbesserungsbedürftig, was mit den bestehenden Insellösungen sinnvoll nicht verwirklicht werden kann, aber mit einer neuen integrierten Produktefamilie möglich wird.




Seit dem Beginn der Arbeiten am Projekt Espresso vor gut einem Jahr sind folgende Fortschritte erzielt worden:


- Die Bedingungen des Regierungsrates an die neue EDV-Lösung werden mit der gewählten Software (3) erfüllt: Moderne Programmarchitektur (4) , Standardlösung, modularer Aufbau, rasche Einführung der Personalverwaltung, keine Komforteinbussen bei der Lohnabrechnung, bessere Kontrollmöglichkeiten, Referenzinstallationen.


- Der Stammdatenkatalog, der sowohl für die Personalverwaltung wie für die Lohnauszahlung genau definiert werden muss, ist fertiggestellt und steht für beide Teilprojekte zur Verfügung.


- Die Verbesserung des IKS (sogenanntes Vieraugenprinzip) wird realisiert; die notwendigen Kompromisse zwischen Wünschbarem und Notwendigem sind mit der Finanzkontrolle abgesprochen worden.


- Die Detailspezifikationen für die Personalvertragsverwaltung wurden erarbeitet und der Programmteil realisiert; auch der Datentransfer wurde organisiert. Seit dem 1. Dezember 1999 steht den Direktionen dezentral die neue Vertragsverwaltung zur Verfügung.


- Das Gleiche gilt für die Bewerberverwaltung; diese ist im Ablauf der Vertragsverwaltung vorangestellt, und es erwies sich als sinnvoll, dieses Modul gleich mit einzurichten.


- Die Detailspezifikationen für die Lohnauszahlung sind fertiggestellt.


Noch durchzuführen sind folgende Arbeiten: Realisierung der Lohnadministration, Programmieren des Systemteils für die automatische Rückbelastung der Lohn- und Sozialkosten an die Gemeinden (hauptsächlich Lehrpersonal), Paralleltests (altes und neues System), Datentransfer.


Die Arbeiten können nach heutiger Einschätzung planmässig durchgeführt und abgeschlossen werden.




Gründe für einen Zusatzkredit


Die ursprüngliche Kalkulation, die der Landratsvorlage 98/150 zugrunde lag, lässt sich aus heutiger Sicht nicht mehr aufrechterhalten; Ende Dezember 1999 waren Aufwendungen von ca. 1.3 Millionen Franken verbucht worden.


Zwar fallen weniger Kosten als geplant für Hardware an. Anderseits mussten zusätzliche Lizenzen ausserhalb des Pakets HR Access gekauft werden, um die Vereinbarkeit des Systems mit anderen Anwendungen zu gewährleisten (5) . Auch wurde das Modul Bewerberverwaltung vorgezogen, weil es sinnvoll war, dieses zusammen mit der Vertragsverwaltung zu realisieren.


Hauptsächlich aber sind die höheren Kosten auf mehr Fremddienstleistungen zurückzuführen als ursprünglich kalkuliert.


- Trotz konsequenten und erfolgreichen Bemühungen, das Einrichten der angekauften Programmfamilie auf die Besonderheiten der Kantonsverwaltung (6) auf ein Minimum zu beschränken, erforderte die Erfüllung der Anforderungen, wie sie von Seiten der Personalverantwortlichen bei der Ausschreibung für ein neues System gefordert worden waren, mehr Aufwand als budgetiert.


- Das Erstellen, Bereinigen und Umsetzen der detaillierten Spezifikationen für den Projektteil Personalverwaltung hat mehr Aufwand verursacht als ursprünglich berechnet; dies wird beim Teil Lohn - das lässt sich absehen - kaum anders sein.


- Die Komplexität der bestehenden Strukturen, wie sie im Bereich Personal/Lohn im Kanton bestehen, wurde zwar nicht unterschätzt, aber ihr Einbau (7) in das neue EDV-System verursachte und verursacht mehr Arbeit und damit Kosten als ursprünglich angenommen. Dies trifft besonders zu für die Datenmigration, also den Transfer der bestehenden Daten aus dem im Gebrauch befindlichen Programm SUPIS in das neue Programm HR ACCESS.


- Es erwies sich als sinnvoll und notwendig, das Projekt sowohl materiell wie formell zusätzlich durch externe Experten begleiten zu lassen; die Kosten dieser fachlichen Betreuung und Beurteilung (u.a. zuhanden des Steuerungsausschusses) waren nicht vorgesehen worden.




Weiterer Projektverlauf


Die Arbeiten innerhalb des Projekts sind so organisiert, dass das der Bereich Personalverwaltung demnächst aus dem Projekt entlassen werden kann und den Status einer laufenden EDV-Applikation bei der Finanz- und Kirchendirektion erhält.


Der Teil Lohnadministration und Lohnauszahlung wird so aufbereitet, dass das Programm auf Anfang 2001 eingesetzt und das vorherige Lohnprogramm (SUPIS) ausser Betrieb gesetzt werden kann. Gleichzeitig werden erhebliche Vereinfachungen in den Abläufen eingebaut, so dass sowohl die Verlässlichkeit des Programms wie seine Präzision in der Verarbeitung verbessert und Personalressourcen eingespart werden können.


Das Programmieren der Rückbelastung von Lohn- und Sozialkostenanteilen an die Gemeinden wird vorbereitet; der dafür im Kredit vorgesehene Betrag von 900'000 Franken dürfte nach heutigem Sachstand ausreichend sein.


Gleichzeitig wird dafür gesorgt, dass die notwendige Fachkunde auch im Bereich der Informatik dieser Applikation so aufgebaut wird, dass ein brauchbares und vereinbartes Verhältnis zwischen interner Kenntnis und externem Bezug von Unterhaltsleistungen erreicht werden kann.


Die Belange der Datensicherheit und des Datenschutzes werden weiterhin berücksichtigt, nicht zuletzt durch die Verbesserung des internen Kontrollsystems.




Zusatzkreditbegehren


Die Beurteilung des Projekts aus heutiger Sicht ergibt folgendes:


- Der Teil Personalverwaltung (Vertrags- und Bewerberverwaltung) ist seit Dezember 1999 produktiv im Einsatz; die entsprechenden Vorsysteme, die zum Teil für das neue Jahrtausend nicht tauglich sind, werden ausser Betrieb gesetzt. Die neue Software für die Personalverwaltung ist vielseitig und leistungsfähig; eine Reihe von Problemen, die sich vorab während der intensiven Test- und Schulungsphase gezeigt haben, sind beseitigt worden.


- Der Teil Personalverwaltung bleibt entwicklungsfähig; innerhalb der Produktefamilie gibt es weitere Anwendungen (z.B. Ausbildung), die separat aufgebaut und anschliessend integriert werden können.


- Die Notwendigkeit, das in Betrieb befindliche Lohnadministrationssystem abzulösen, besteht weiterhin. Die im Moment noch angewandte Applikation (SUPIS) würde kaum mehr und nur mit hohen Kosten weiterentwickelt werden können; der laufenden Unterhalt benötigt erhebliche Mittel.


- Die Einführung einer integrierten Produktefamilie (Personal- und Lohnadministration) ist auch aus heutiger Sicht sinnvoll. Der Datenaustausch ist leichter und rascher. Den Sicherheitsaspekten kann besser und mit weniger Aufwand Rechnung getragen werden. Abläufe können vereinfacht werden, was mit der bestehenden Software nicht mehr möglich ist. Die Lohnabrechnung, wie sie die Bezüger gewohnt sind, kann weiterhin gewährleistet werden. Auswertungen und Simulationen können vorgenommen werden.




Antrag


Eine Darstellung der Kostenkategorien ergibt folgendes Bild (8) (in 1'000 Franken):


Von den 1998 geschätzten Gesamtkosten sind also bisher rund die Hälfte angefallen (Vergleich Kolonne 1 und 2). Die noch verbleibenden Kosten (Kolonne 3) werden, wie erwähnt, höher sein als geschätzt. Aus der Addition der Kolonnen 2 und 3 ergeben sich die jetzt neu geschätzten Gesamtkosten in Kolonne 4.


Die weiteren Projektarbeiten sind also mit dem bestehenden Kreditrahmen nicht zu finanzieren. Deshalb wird deshalb ein Zusatzkredit von 700'000 Franken beantragt; mit diesem Kreditrahmen wird das Projekt erfolgreich abgewickelt werden können.




Liestal, 4. Januar 2000


Im Namen des Regierungsrates
der Präsident: Fünfschilling
der Landschreiber: Mundschin


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Fussnoten:


1 . SGS 310, § 26a Absatz 1


2 . Sog. Stammdatenkatalog


3 . HR Access der Firma IBM


4 . sog. Client-Server-Architektur


5 . sog. Schnittstellen


6 . sog. customizen


7 . sog. parametrieren


8 . Die Kategorisierung ist für Vergleichszwecke etwas grob vorgenommen worden; dies ändert aber nichts an der für eine Übersicht ausreichenden Präzision.