Zwischen Kanzleialltag und Digitalisierung

Sie organisieren, koordinieren und sorgen dafür, dass Verfahren überhaupt ins Rollen kommen: Die Kanzleien sind ein zentraler Bestandteil der Staatsanwaltschaft – und doch bleibt ihre Arbeit für viele unsichtbar. Im Interview geben Vera Ruckstuhl, Stv. Leiterin Kanzlei Hauptabteilung Allgemeine Delikte, und Timon Grolimund, Leiter Kanzlei Hauptabteilung Besondere Delikte, Einblick in ihren vielseitigen Arbeitsalltag zwischen Posteingang, Verfahrensunterstützung und digitalen Pilotprojekten. Sie erzählen, warum ihre Rolle weit über klassische Sekretariatsaufgaben hinausgeht, wie sich ihre Arbeit durch die Plattform justitia.swiss verändert und weshalb die Digitalisierung trotz zusätzlichem Aufwand eine grosse Chance darstellt.

von Vera Ruckstuhl, Stv. Leiterin Kanzlei Hauptabteilung Allgemeine Delikte, Timon Grolimund, Leiter Kanzlei Hauptabteilung Besondere Delikte, und Marilena Baiatu, Kommunikationsbeauftragte

Vera Ruckstuhl und Timon Grolimund, die Kanzleien sind sozusagen das Herz unserer Staatsanwaltschaft. Viele wissen jedoch gar nicht, was genau die Aufgabe einer Kanzlei ist. Wie würdet ihr eure Rolle jemandem ausserhalb unserer Dienststelle erklären?
Timon Grolimund: Als Kanzlei schaffen wir in unseren jeweiligen Hauptabteilungen die Grundlagen, damit unsere Kolleginnen und Kollegen arbeiten können. So verwalten wir beispielsweise den Posteingang und stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden die zugesandten Schriftstücke erhalten. Daneben erledigen wir alltägliche Aufgaben, die nicht im Vordergrund unserer Arbeit stehen und an welche man vielleicht nicht im ersten Moment denkt, wenn man von der Arbeit der Staatsanwaltschaft spricht. Wir bereiten das Sitzungszimmer für Weiterbildungen in der Hauptabteilung Besondere Delikte vor und leisten hier technischen Support, übernehmen den Telefondienst und viele weitere alltägliche Arbeiten, die anfallen.

Vera Ruckstuhl: Ich würde unsere Arbeit so erklären, dass wir der Dreh- und Angelpunkt für unsere Kolleginnen und Kollegen der Hauptabteilung Allgemeine Delikte sowie für externe Personen und Behörden sind. Nebst dem Post- und Telefondienst übernehmen wir auch administrative Arbeiten für die Verfahrensleitungen. Und wir unterstützen im Vorverfahren, in dem wir die Anzeigen erfassen, den Aktenversand vorbereiten und vornehmen, die Akten rotulieren und diese anschliessend an das Strafgericht überweisen. Es ist ein vielfältiges Aufgabengebiet, das viele verschiedene Aufgaben umfasst. Dies unterscheidet uns auch von einem Sekretariat, denn wir übernehmen eben auch Aufgaben, die zur Untersuchung zählen. Dabei muss man beachten, dass wir keine Juristinnen und Juristen sind. Es ist also ein anspruchsvoller Job, bei dem man sich durchaus auch in juristische Themen einarbeiten muss. 

Gibt es eine Aufgabe, die euch persönlich besonders Spass macht?
Vera Ruckstuhl: Tatsächlich kann ich hier keine einzelne Aufgabe hervorheben. Mir gefällt an meinem Job die Vielfältigkeit. Es ist in der Regel kein Tag genau wie der andere. Und das gefällt mir. 

Timon Grolimund: Bei mir ist das genau gleich. Für mich ist zudem spannend, dass ich durch meine Arbeit im Sinne von Momentaufnahmen die Fälle, die wir haben, mitverfolgen kann. Von der Erfassung des Falls in unserer Geschäftskontrolle und später der Erfassung der Anwältin oder des Anwalts, über Akteneinsichten bis hin zur Erfassung des Strafbefehls oder der Vorbereitung der Dokumente für die Überweisung an das Strafgericht. 

Bei der Staatsanwaltschaft wird die Austauschplattform justitia.swiss vor allem von den Kanzleien pilotiert. Wie haben sich eure Abläufe durch die Pilotierung verändert?
Vera Ruckstuhl: In der Hauptabteilung Allgemeine Delikte mussten wir neue Abläufe schaffen. Hierfür hatten wir im Vorfeld einige Sitzungen, um diese definieren zu können. Durch die neuen Abläufe hat sich auch unser Aufgabengebiet erweitert. Bisher hatten wir zum Beispiel mit Anträgen auf sogenannte Zwangsmassnahmen nichts zu tun, diese wurden von der Verfahrensleitung jeweils selbst beim Zwangsmassnahmengericht eingereicht. Neu läuft dies über uns, da wir die Anträge mit der Plattform justitia.swiss übermitteln. Und natürlich haben wir mit der Austauschplattform ein neues Arbeitsinstrument erhalten, für welches wir geschult wurden. 

Timon Grolimund: In der Kanzlei der Hauptabteilung Besondere Delikte hat sich unsere Arbeit mit der Pilotierung der Austauschplattform nicht grundlegend verändert. Während wir vorher die Akten per Post versandten oder Botengänge übernahmen, verschicken wir diese – wo möglich – heute über die Plattform. Daher hat sich bei uns vom Ablauf her wenig verändert, neu ist einzig die Art, wie wir die Akten versenden. Wir benötigten daher vor allem eine kurze Lern- und Eingewöhnungsphase.

Wo seht ihr momentan die grössten Vorteile und wo die grössten Herausforderungen von justitia.swiss?
Timon Grolimund: Ich sehe den Vorteil von justitia.swiss ganz klar in der Zeitersparnis. Beispielsweise bei Akteneinsichten werden wir künftig keine CD’s brennen und anschliessend versenden müssen, sondern wir können die Akten einfach über die Plattform verschicken. Auch die Korrespondenz mit dem Zwangsmassnahmengericht ist für uns einfacher, da wir die Akten nicht mehr physisch vorbeibringen müssen. Auf der anderen Seite haben wir aktuell noch Doppelspurigkeiten. Denn ohne die Justizakte-Applikation, kurz JAA, in der wir künftig die Akte digital führen werden, müssen wir die digital empfangenen Dokumente heute noch ausdrucken und der physischen Akte beilegen. Zum Glück wird sich dies einmal ändern. 
Die Plattform selber ist wirklich einfach in der Bedienung und fast schon selbsterklärend. Und sie läuft einwandfrei. Zu Beginn waren teilweise die Upload-Zeiten noch recht lang, doch auch dies hat sich mittlerweile verbessert.

Vera Ruckstuhl: Ich sehe den grössten Vorteil auch darin, dass wir künftig den Aktenversand flächendeckend über die Plattform abwickeln können. Aktuell befinden wir uns noch in der Pilotphase und kommunizieren nur mit teilnehmenden Anwältinnen und Anwälten über justitia.swiss. Doch wenn wir einmal fast ausschliesslich über die Plattform Daten versenden und empfangen werden, sehe ich hier einen grossen Gewinn. 
Herausfordernd war tatsächlich zu Beginn der Upload von grossen Datenmengen wie Videos, die sich in den Aktenbeilagen befinden. Doch auch hier sehen wir mittlerweile Verbesserungen, was mich positiv stimmt.

Aktuell befinden wir uns noch in der Pilotierung und testen die Plattform. Daher lief auch zu Beginn nicht alles ganz rund und die Bewirtschaftung bringt einen Mehraufwand mit sich. Und doch steht ihr der Plattform und den weiteren Digitalisierungsprojekten sehr positiv gegenüber. Wie kommt dies?
Timon Grolimund: Ich persönlich finde Digitalisierungsprojekte sehr spannend. Und sind wir ehrlich: Die digitale Transformation wird auf jeden Fall kommen. Dadurch, dass wir jetzt bereits mit den Pilotierungen beginnen, haben wir zwar aktuell einen Mehraufwand, können aber auch bereits Erfahrungen sammeln und uns aktiv einbringen. Wir werden daher später bereits wissen, wie die neuen Applikationen funktionieren und müssen nicht innerhalb weniger Wochen mit einem neuen Produkt zurechtkommen.

Vera Ruckstuhl: Durch die Teilnahme an der Pilotierung haben wir auch die Chance, die Plattform aktiv mitzugestalten. Wir können erklären, wo wir Verbesserungspotential sehen und diese Rückmeldungen fliessen in die Finalisierung der Plattform ein. Zudem sehe auch ich das grosse Potential der Digitalisierung. Sie wird uns auch die Möglichkeit geben, unseren Arbeitsalltag flexibler zu gestalten. Gerade für Teilzeitmitarbeitende der Kanzlei könnte die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, wirklich einen Mehrwert bieten. Doch hierfür benötigen wir die neuen Applikationen wie die Plattform justitia.swiss und die Justizakte-Applikation JAA.

Wie gelingt es euch und euren Teams, den Spagat zwischen den klassischen Kanzlei-Aufgaben und der Rolle als Pilotgruppe von justitia.swiss zu meistern?
Vera Ruckstuhl: Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden der Kanzlei gut instruiert sind. Darauf achten wir sehr. Wir haben den grossen Vorteil, dass unser Team der Digitalisierung positiv gegenübersteht. Zudem klappt die Zusammenarbeit mit den Staatsanwältinnen und Staatsanwälten wirklich gut, was für die Pilotierung von justitia.swiss zentral ist. Natürlich haben wir aktuell einen Mehraufwand und müssen uns immer überlegen, in welchen Fällen und mit wem wir digital kommunizieren. Hierfür haben wir in unserer Geschäftskontrolle Tribuna Kontrollfelder geschaffen, die uns eine zusätzliche Sicherheit geben. So klappt der Spagat ganz gut. Ich muss aber unserem Team auch wirklich ein Kränzchen winden, denn sie sind auch bei der Pilotierung wirklich engagiert und sie sind unkompliziert und sehr flexibel. Und das muss sein, sonst würde es nicht funktionieren. 

Timon Grolimund: Ich glaube, dass die grösste Umstellung mit der JAA kommen wird. Bei der Plattform merken wir, dass es nach der Eingewöhnungszeit gut funktioniert. Bei uns gehört die Übermittlung über justitia.swiss nun einfach dazu, daher sehe ich hier keinen grossen Spagat für uns. 

Als Abschluss: Welchen Tipp würdet ihr jungen Mitarbeitenden geben, die neu in einem Kanzleiteam anfangen?
Timon Grolimund: Ich würde ihnen raten, nicht gleich von Anfang an zu versuchen, bei sämtlichen Abläufen bis ins Detail alles verstehen zu wollen. Denn mit der Erfahrung und mit der Zeit wird sich dieses Gesamtbild zusammensetzen. Unsere Arbeit ist sehr komplex. Daher benötigt man einige Zeit, bis man wirklich all diese Zusammenhänge versteht. Es ist deshalb sinnvoll, zu Beginn die einzelnen Schritte zu perfektionieren, das grosse Bild ergibt sich mit der Zeit. 

Vera Ruckstuhl: Das sagen wir unseren neuen Mitarbeitenden auch immer. Man benötigt wirklich zwei Jahre, bis man alles versteht. Ich glaube zudem, dass man belastbar sein muss. Da wir die Fälle der Hauptabteilung Allgemeine Delikte erfassen, beschäftigen wir uns täglich mit nicht-alltäglichen Inhalten. Hier muss man sich gut abgrenzen können. Da wir zudem im juristischen Bereich arbeiten, ist eine exakte Arbeitsweise wirklich wichtig.