Mit Veränderungen geschickt umgehen

Doppelinterview

"Die Kundinnen und Kunden sollen uns ihre Aufträge möglichst einfach zustellen können."

Doppelspurigkeiten beseitigen, die Chancen der Digitalisierung nutzen und die Dienstleistungen des Druckwesens weiter an die Bedürfnisse der kantonalen Verwaltung und der Schulen anpassen waren die wichtigsten Gründe, weshalb die ehemalige Schul- und Büromaterialverwaltung per 1. Januar 2021 ins Zentrale Rechnungswesen integriert wurde und daraus die neue Abteilung «Rechnungswesen, Einkauf und Logistik» (REL) entstand. Gleichzeitig konnte das Beschaffungswesen für Schul- und Büromaterialien standardisiert, zentralisiert und durch einen neuen Webshop attraktiver und kundenorientierter ausgerichtet werden. Um die neu ausgerichtete Vermittlung von Druckaufträgen und die bevorstehenden Pensionierungen auszugleichen, gab es teamintern personelle Veränderungen und Rotationen.

Seit der Schliessung der hausinternen Druckerei im August 2020 werden Drucksachen nicht mehr intern, sondern in Zusammenarbeit mit externen Anbietern hergestellt. Mit jährlich rund 1'300 Druckaufträgen und einem Druckvolumen von 1,5 Millionen Franken ist das Druckwesen nach wie vor ein wichtiger Bereich der kantonalen Verwaltung. Flavia De Marchi und Adriano Leanza sind die Anlaufstelle, wenn es um Beratung, Koordination und Vermittlung von Druckaufträgen geht. Im Interview erzählen sie, wie sie die Veränderungen erlebt haben, was diese den Kundinnen und Kunden bringt und wie ihre Arbeit heute aussieht.

Frau De Marchi, bereits per 1. August 2020 wurden die Druckerei geschlossen und die Druckmaschinen zurückgegeben. Was ging damals in Ihnen vor?
Flavia De Marchi: Mit Blick auf die bevorstehenden personellen Veränderungen und auch weil der Ersatz der Druckmaschinen hätte geprüft werden müssen, war der Zeitpunkt für die Veränderung nachvollziehbar. Trotzdem kam das alles für mich unerwartet und wirkte in gewisser Weise ziemlich rigoros. Zwei meiner Kollegen wurden pensioniert und eine weitere Kollegin hat intern gewechselt. So stand ich plötzlich ganz alleine da. Da ich künftig die internen Kundinnen und Kunden beraten und die Druckaufträge an externe Druckereien weitervermitteln sollte, wandelte sich mein Job von der operativen Druckereiangestellten zur Sachbearbeiterin Druckwesen. Ich musste SAP lernen, was mich ganz schön gefordert hat. Gott sei Dank hat mir Adriano unter die Arme gegriffen – er schien sowieso bereits seit längerem an meiner Arbeit interessiert und kam regelmässig vorbei.

Herr Leanza, Sie schmunzeln. Weshalb?
Adriano Leanza: Ja, das stimmt. Ich arbeitete im Rechnungswesen und hatte vom Druckwesen überhaupt keine Ahnung. Aber es faszinierte mich und so liess ich mir von Frau De Marchi schon früh die Aufbereitung der Drucksachen und die Maschinen zeigen. Im Rahmen der Veränderungen habe ich schliesslich angefangen, sie zu unterstützen und arbeitete mich so Stück für Stück ins Druckwesen ein. Als klar wurde, dass wir künftig gemeinsam in diesen Bereich arbeiten würden, verteilten wir einen Teil meiner Aufgaben im Team Rechnungswesen neu. Heute arbeite ich in beiden Bereichen mit. Das macht mir Spass. Und Frau De Marchi und ich ergänzen uns ideal, sie kennt das Druckwesen, ich bringe den kaufmännischen Hintergrund mit.

Was bedeutet die Veränderung für die internen Kundinnen und Kunden der kantonalen Verwaltung und der Schulen?
Adriano Leanza: Für sie hat sich gegen aussen hin nicht sehr viel verändert. Wir sind nach wie vor die Anlaufstelle, wenn es um Drucksachen geht. Die Kundinnen und Kunden erhalten auf Wunsch die gewohnte Beratung und am Schluss das gewünschte Produkt. Der Unterschied ist, dass wir die Produkte nicht mehr selber herstellen, sondern mit externen Druckereien zusammenarbeiten. Das funktioniert zwar gut, allerdings sind wir zeitlich nicht mehr ganz so flexibel wie früher. Heute Abend schnell einen Auftrag vorbeibringen und morgen Mittag abholen, das ist nicht mehr möglich. Je nach Auftrag kann es bis zu 2 Wochen dauern, bis das Produkt geliefert wird…

Flavia De Marchi: Genau! Schliesslich müssen auch alle nötigen Informationen vorhanden sein, bevor wir die Aufträge extern vergeben können. Bei der Vergabe muss man prüfen, welche Druckerei das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet, Offerten einholen und diese mit den Kundinnen und Kunden besprechen. Dann muss der Transfer der Daten und das Gut zum Druck erfolgen. Das braucht Zeit und ist schlussendlich auch nicht immer günstiger. Trotzdem ist es schön, wenn man die tollen Endprodukte, die auf den modernen Maschinen unserer externen Partner entstehen, in den Händen halten kann!

In welche Richtung wollen Sie sich in Zukunft bewegen?
Adriano Leanza: Die Kundinnen und Kunden sollen und uns ihre Aufträge möglichst einfach und vollständig zustellen können. Deshalb ist unser Ziel, eine saubere Auftragsverwaltung aufzubauen. Bereits heute arbeiten wir mit einem Auftragsformular. Aktuell sind wir daran, dieses zu überarbeiten, damit es wirklich für sämtliche Auftragsarten die nötigen Informationen und Hilfestellungen enthält. So braucht es weniger Rückfragen und alle Beteiligten sparen Zeit und Geld.

Flavia De Marchi: Und natürlich wollen wir die Kundinnen und Kunden bei Fragen umfassend beraten. Man darf immer bei uns anrufen und eine Fragen stellen. Das empfiehlt sich vor allem, wenn es um das Layout, die Aufbereitung der Daten oder deren Abspeicherung geht. Oft spart man mit einem kurzen Telefonat viel wertvolle Zeit.

"Kontaktieren Sie uns bei Fragen. Wir beraten Sie gerne!"