Elektronische Aktenführung
Elektronische Informationssysteme spielen bei der Bearbeitung von Geschäften zunehmend die dominierende Rolle. Mit der steigenden Automatisierung und Vernetzung wird die Verarbeitung und Bewirtschaftung von elektronischen Unterlagen immer wichtiger.
Grundsätzlich gelten für die elektronische Aktenführung dieselben Regelungen wie für Papierakten.
Die Einführung einer elektronischen Aktenführung ist in erster Linie ein Organisations- und erst in zweiter Linie ein Informatikprojekt. Das Staatsarchiv unterstützt die Dienststellen bei der Organisation der elektronischen Aktenführung von den Vorbereitungsarbeiten bis zur Implementierung von Geschäftsverwaltungssystemen. Es ist vor allem für die Qualitätssicherung besorgt.
Die Einführung einer elektronischen Aktenführung ist in erster Linie ein Organisations- und erst in zweiter Linie ein Informatikprojekt. Das Staatsarchiv unterstützt die Dienststellen bei der Organisation der elektronischen Aktenführung von den Vorbereitungsarbeiten bis zur Implementierung von Geschäftsverwaltungssystemen. Es ist vor allem für die Qualitätssicherung besorgt.
Direktionen und Dienststellen entscheiden grundsätzlich frei über die Einführung und Wahl eines Systems für die elektronische Aktenführung. Es müssen jedoch die Anforderungen der Verordnung über die Aktenführung eingehalten werden.
In der Schweiz setzt sich für die elektronische Aktenführung zunehmend der Begriff GEVER durch. GEVER-Systeme erlauben ein umfassendes Prozess- und Informationsmanagement und gehen über die reine Ablage von elektronischen Dokumenten hinaus. Sie bestehen aus den drei Elementen Geschäftskontrolle, Prozess- und Aktenführung. Das Staatsarchiv hat einen Katalog mit Mindestanforderungen an ein GEVER-System erarbeitet.
