Aktenführung
Eine geordnete Aktenführung gewährleistet, dass Unterlagen systematisch erstellt, empfangen, registriert und abgelegt werden. Sie garantiert den Nachweis der Geschäftstätigkeit einer Dienststelle und unterstützt die effiziente Bearbeitung ihrer Geschäfte: Die richtigen Unterlagen sollen den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Fachstelle Aktenführung
Die Fachstelle Aktenführung des Staatsarchivs unterstützt die Dienststellen bei der Einrichtung von zweckmässigen und effizienten Aktenablagen sowie bei der Einführung von elektronischen Geschäftsverwaltungs- (Records Management) Systemen. Mit dem elektronischen Langzeitarchiv Silo1 ist das Staatsarchiv zudem in der Lage, digital erzeugte Unterlagen auch digital zu archivieren.
Verordnung über die Aktenführung
Die Dienststellen sind zu einer ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet. Die wichtigsten Bestimmungen dazu finden sich in der kantonalen Verordnung über die Aktenführung vom 21. November 2023 (SGS 140.13). Die Verordnung definiert einige Grundbegriffe und setzt verbindliche Minimalstandards für die systematische Aktenführung sowohl im konventionellen wie im elektronischen Umfeld. Siehe dazu ...
Die Verordnung basiert auf der ISO-Norm 15'489 betreffend Records Management. Diese benennt vier zentrale Anforderungen, welche die Schriftgutverwaltung erfüllen muss:
- Authentizität: Es muss korrekt wiedergegeben sein, wer Dokumente erstellt oder verändert hat. Authentische Dokumente sind, was sie vorgeben zu sein, und sie sind von der angegebenen Person zum angegebenen Zeitpunkt erstellt worden. BearbeiterInnen müssen identifizierbar sein.
- Integrität: Dokumente müssen vollständig und unverändert sein, d.h. geschützt vor unautorisierter Löschung oder Veränderung.
- Zuverlässigkeit: Sachverhalte müssen vollständig, wahrheitsgetreu und genau wiedergegeben werden.
- Benutzbarkeit: Dokumente müssen auffindbar und benutzbar sein.
Die Norm und Publikationen dazu können in der Bibliothek des Staatsarchivs ausgeliehen werden
