Kanton Basel-Landschaft - Tipps im Umgang mit E-Mail

Tipps im Umgang mit E-Mail

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Datenschutz ist uns wichtig! - Tipps im Umgang mit E-Mail
Dieter Eilts ist im Stress. Der Feierabend winkt, in zehn Minuten fährt der Zug und es ist noch allerhand zu erledigen. Schnell packt er den Brief, der "unbedingt heute noch raus muss" (so die Chefin), ins Couvert, schliesst den Aktenschrank, stellt das Telefon um. Mist, das Mail an Herrn Meier mit den gewünschten Dokumenten - beinahe vergessen! Rasch schreibt Herr Eilts einen Einzeiler, hängt das versprochene Dokument an und sucht die E-Mail-Adresse von Herrn Meier im Adressbuch. Da ist er ja. E-Mail abschicken, Computer runterfahren und zusammenpacken und … Moment, war das der richtige Herr Meier? Und war das nicht die alte Version des Dokuments?

Rund 131 Milliarden (!) E-Mails wurden 2005 pro Tag weltweit verschicktⁱ. Kein Wunder, denn das E-Mail ist ein wunderbar praktisches und schnelles Kommunikationsmittel. Es kann aber auch zu einer schnellen, ja: zu schnellen Arbeitsweise verleiten. Und dementsprechend schnell ist auch mal eine "Strompost" zu früh oder an die falsche Person abgeschickt. Dazu kommen weitere Risiken der E-Mail-Kommunikation: E-Mails können verloren gehen, von Unberechtigten gelesen oder manipuliert werden, sie können Träger von Viren sein oder einen vorgetäuschten Absender haben.

Deshalb sind beim E-Mailen Vorsichtsmassnahmen unentbehrlich:

1. Keine vertraulichen Inhalte
Absender können wie erwähnt gefälscht, Inhalte gelesen oder gar geändert werden. E-Mails sind deshalb mit Postkarten vergleichbar. Und wer würde schon vertrauliche Mitteilungen mit einer Postkarte versenden? Nur innerhalb des Kantonsnetzes können unverschlüsselte Mails als sicher gelten. Deshalb dürfen Sie ohne Verschlüsselung keine vertraulichen Inhalte an Adressen ausserhalb des Kantonsnetzes senden.

Der Kanton bietet (noch) keine Verschlüsselungsmöglichkeiten an, aber mit der Word- oder Excel-Verschlüsselung (siehe Kasten) kann zumindest der Textinhalt verschlüsselt und als Attachment angehängt werden. Ansonsten ist die Briefpost immer noch die sicherste Kommunikationsform für vertrauliche Inhalte.

2. Adresse und Attachments überprüfen
Im E-Mail-Adressbuch der kantonalen Verwaltung finden Sie mehr als 20 "Meiers" und fast 40 "Müllers". Da ist - wie gesehen - schnell der/die falsche Meier oder Müller ausgewählt. Deshalb: Vor dem Absenden immer die Adresse des Empfängers überprüfen. Dies gilt natürlich auch beim Weiterleiten oder bei der Zustellung einer Kopie. Prüfen Sie auch die angehängten Dateien. Haben Sie auch wirklich die richtige Datei, die neuste Version eines Dokuments angehängt?

3. Empfangs- und Lesebestätigung
E-Mails können im Spam-Filter hängen bleiben, versehentlich gelöscht werden oder ganz einfach verloren oder vergessen gehen. Fordern Sie deshalb bei wichtigen E-Mails von der Empfängerin eine Empfangs- oder Lesebestätigung. Outlook und die meisten anderen Mail-Programme können so konfiguriert werden, dass automatisch bei allen oder bei einzelnen verschickten Mails eine Empfangs- oder Lesebestätigung angefordert wird.

4. Keine automatische Weiterleitung bei Abwesenheit
Die Umleitung von E-Mails an eine externe E-Mail ist durch das Benutzungsreglement Informatikmittel verboten. Aber auch die interne Umleitung an eine kantonale E-Mail-Adresse ist aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht zulässigⁱⁱ.

Bei Abwesenheiten sollten Sie den Abwesenheitsassistenten benützen und dabei auf Ihre Stellvertretung verweisen. Beispieltext:

"Ich bin wieder am Montag, 6. November im Büro. Bitte schicken Sie dringende Mails an vorname.name@bl.ch. Ihr Mail wird nicht weitergeleitet. Besten Dank".

Für nicht planbare Abwesenheiten sollten der Stellvertretung Berechtigungen für den Posteingang eingeräumt werden.

5. Private Mails
Senden Sie private Mail als "Privat" (in den Outlook-Optionen einstellbar). So können diese Mails von der Stellvertretung, die Einsicht in das Postfach der Empfängerin hat, nicht gesehen werden.

Legen Sie private Mails in einem Ordner mit dem Namen "Persönlich" oder "Privat" ab. Mit dem Outlook-Regel-Assistent (in Outlook unter "Extras") können Sie veranlassen, dass eingehende Mails von bestimmten Adressen oder mit bestimmten Inhalten automatisch in diesem Ordner landen.

6. Spam und Viren
Virenverseuchte und Spam-Mails sollten im Normalfall gar nicht bis zu Ihnen gelangen. Sollten trotzdem suspekte E-Mails bei Ihnen eintreffen, dann prüfen Sie Anhänge auf Viren und informieren Sie gegebenenfalls den oder die Amtsinformatiker/in. Antworten Sie nie auf solche Mails.

Verschlüsselung von Office-Dokumenten

-	Datei " --> "Speichern unter" wählen.
-	Im Dialogfeld oben "Extras " --> " Sicherheitsoptionen" wählen.
-	Bei "Kennwort zum Öffnen" ein sicheres Passwort eingeben, "Erweitert" anklicken und als Verschlüsselungstyp "RC4, Microsoft Strong Cryptographic Provider" sowie als Schlüssellänge "128" auswählen.

Bitte beachten Sie:

-	Wählen Sie ein sicheres Passwort (mind. 8 Zeichen, Klein- und Grossbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, keine Wörter aus dem Duden).
-	Das Passwort nicht per E-Mail sondern per Brief oder übers Telefon mitteilen.
-	E-Mail-Absender, -Adressat und -Betreff sind weiterhin sichtbar und können mehr verraten als zulässig ist.

(Oktober 2006)

ⁱ Schätzung des Marktforschungsinstitut Radicati Group gemäss NZZ-Artikel "E-Mail im Wechselspiel von Informationstechnologie und Recht" vom 16. Mai 2006.
ⁱⁱ Mehr dazu im Datenschutz konkret Artikel konk-153, http://www.baselland.ch/docs/jpd/ds/konk/konk-153.htm.

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