Dokumentation und Archivierung für Schulräte |
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Schulräte sehen sich oft mit der Frage konfrontiert, was mit den vielen Dokumenten zu tun sei, die sich im Verlaufe ihrer Amtszeit ansammeln. Da einerseits der eigene Keller nicht unendlich gross ist und andererseits § 9 Archivierungsgesetz (ArchG) die Einsichtnahme Dritter in archivierte Daten ermöglicht, stellen sich einige Fragen zur Dokumentation und Archivierung.
Gemäss § 24 des Gemeindegesetzes führen die Gemeindebehörden über sämtliche Sitzungen Protokoll. Dieses ist sowohl von der vorsitzenden als auch von der protokollierenden Person zu unterzeichnen. Minderheitsvoten müssen auf Verlangen der Betroffenen im Protokoll vermerkt werden.
Da solche Protokolle üblicherweise Personendaten enthalten, gelten für ihre Archivierung oder Vernichtung die entsprechenden Vorschriften des Datenschutzgesetzes. Hier bestimmt § 15 DSG, dass eine Archivierung erfolgt, sobald die darin enthaltenen Personendaten nicht mehr regelmässig zur Erfüllung der gesetzlich vorgesehenen Aufgaben benötigt werden.
Die Behörde, hier also ein Schulrat, muss solche Protokolle dem zuständigen Archiv zur Archivierung anbieten (im Falle einer Primarschule wäre dies beispielsweise das Gemeindearchiv). Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit der Daten liegt jedoch beim Archiv und nicht bei der anbietenden Behörde. Entsprechend sollten keine Protokolle angeboten werden, die voraussichtlich noch benötigt werden. Hierbei ist insbesondere auf mögliche Einsprachefristen der durch die protokollierten Vorgänge betroffenen Personen zu achten.
Grundsätzlich ist für Fragen der Archivierung von Akten der Gemeindebehörden das jeweilige Gemeindearchiv zuständig, das seinerseits durch das Staatsarchiv unterstützt werden kann (§ 7 ArchG).
Das Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft ist erreichbar unter Tel. 061 926 76 76 oder per Mail unter staatsarchiv@bl.ch. Weitere Informationen sind unter www.baselland.ch unter der Rubrik "Staatsarchiv" abrufbar.
Februar 2010
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