Datenschutz bei Umfragen |
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Leistungszufriedenheit, Arbeitszufriedenheit, Gesundheit, Essverhalten oder Schlafgewohnheiten. Vieles wird heute systematisch untersucht und vielleicht haben auch Sie schon an einer Umfrage teilgenommen oder gar schon eine durchgeführt. Da die Rechtsdienste der Direktionen oder die Aufsichtsstelle Datenschutz nur selten oder spät in die Planung von Behörden-Umfragen involviert sind, wollen wir uns an dieser Stelle kurz diesem Thema widmen.
Foto: Iván Melenchón Serrano, morguefile.com
Grundsätzliches
Wenn eine Behörde Umfragen durchführt oder durchführen lässt, muss sie die Persönlichkeitsrechte der Befragten schützen und folglich die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen. Als erstes gilt es zu beachten, dass Personendaten nur bearbeitet werden dürfen, wenn dafür eine gesetzliche Grundlage vorhanden ist oder wenn die Bearbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist (§ 6 Datenschutzgesetz, DSG). Diese Bestimmung entspricht dem allgemein gültigen Legalitätsprinzip.
Bevor eine Behörde also eine Umfrage durchführt, muss sie prüfen, ob sie zur Durchführung der Umfrage überhaupt legitimiert ist. Besteht eine gesetzliche Grundlage, so muss die Behörde zudem prüfen, ob die einzelnen Fragen verhältnismässig sind. Nicht jede noch so spannende Frage ist zur Ermittlung der gewünschten Informationen tatsächlich erforderlich. Vor allem bei der Erhebung von Daten aus der Intimsphäre (z.B. Gesundheit, Sexualität, Religion, etc.) empfehlen wir grösste Zurückhaltung.
Findet eine systematische Umfrage statt, so sind die Behörden verpflichtet, die Befragten über die Rechtsgrundlage und den Zweck der Umfrage zu informieren (§ 7 Abs. 1 DSG). Werden Daten ausschliesslich für nichtpersonenbezogene Zwecke (z.B. Statistik, Planung, Wissenschaft und Forschung) bearbeitet, so sieht das Gesetz erleichterte Voraussetzungen vor. Die Behörde ist jedoch verpflichtet, die Personendaten möglichst schnell zu anonymisieren und darf die Daten nur so bekannt geben, dass die betroffenen Personen nicht mehr bestimmbar sind (§ 12 Abs. 2 DSG).
Führt die Behörde die Befragung nicht selbst durch, sondern beauftragt oder ermächtigt sie einen Privaten, so ist sie verpflichtet, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben durch Auflagen, Vereinbarungen, Festsetzung einer Konventionalstrafe oder auf andere Weise sicherzustellen (§ 13 DSG). Die Behörde als Auftraggeber bleibt aber auch in diesen Fällen verantwortlich (§ 4 DSG).
Anonymität der Umfragen
Werden keine Personendaten erhoben, erfolgt die Befragung also anonym, so kommt das Datenschutzgesetz nicht zu Anwendung. Doch was heisst denn eigentlich „anonym"?
Vereinfacht könnte man sagen, eine Person die nicht bestimmt oder nicht bestimmbar ist, ist anonym. Wenn nun zum Beispiel in einem Schulhaus nur eine Lehrperson älter als 55 Jahre ist und die Auswertung einer Umfrage nach Alterstufen 55-60 erfolgt, ist die Lehrperson dann anonym? Leider nein, denn als einzige in der Kategorie 55-60 Jahre ist die Lehrperson klar bestimmbar. Wer also die Anonymität der Umfrage gewährleisten will, muss die Frage der Bestimmbarkeit der Befragten genau prüfen und die Auswertungskategorien entsprechend anpassen.
Freiwilligkeit der Teilnahme
Die Teilnahme an Befragungen ist in vielen Fällen freiwillig. Die Tatsache der Freiwilligkeit muss gegenüber den kontaktierten Personen ausdrücklich deklariert werden, d.h. die kontaktierten Personen müssen erkennen können, dass sie nicht teilnehmen müssen, und dass die Nichtteilnahme für sie keine nachteiligen Folgen hat. Die Frage, ob jemand an der Umfrage teilgenommen hat, muss konsequenterweise vertraulich behandelt werden.
Aber auch wenn sie die Befragungen freiwillig durchführt, muss die Behörde sicherstellen, dass sie gesetzlich zu dieser Befragung legitimiert ist (Legalitätsprinzip).
Pflichten der verantwortlichen Behörde
Die Frage, ob der Persönlichkeitsschutz tatsächlich gewährleistet ist, lässt sich letztlich nur im Rahmen der konkreten Umsetzung der Umfrage prüfen. Die Behörde, die Umfragen durchführt oder durchführen lässt, ist also verpflichtet, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Rahmen der Umsetzung zu garantieren. Stellt sie Mängel fest, ist sie verpflichtet, entsprechende Massnahmen zu ergreifen und die Befragung allenfalls zu stoppen.
Umfragen: Auch eine Sache des Vertrauens
Wer Umfragen durchführt, ist auf eine gute Rücklaufquote und wahrheitsgetreue Antworten angewiesen. Dies erreichen Sie als Behörde am Besten, wenn Sie im Rahmen des Projekts Vertrauen schaffen und zeigen, dass der Schutz der Persönlichkeitsrechte gewährleistet wird. Ihr Rechtsdienst oder unsere Aufsichtstelle helfen Ihnen gerne bei dieser Aufgabe.
27. März 2008
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