Die verschwundenen Akten! |
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Sie arbeiten bei einer kommunalen Behörde und müssen feststellen, dass Akten verschwunden sind und Seiten aus den Protokollbüchern der Sitzungen einer Milizbehörde, für welche Sie arbeiten, herausgerissen wurden. Bei den Nachforschungen stellen sich rasch folgende Fragen:
- Wie waren die Akten gesichert?
- Wer hatte Zugriff auf diese Akten?
- Wer hatte einen Schlüssel zu den Aktenschränken?
Verwaltungsabteilungen wie Einwohnerkontrolle, Vormundschaftsbehörden, Sozialdienste oder einzelne Milizbehörden sind Teile der kommunalen Verwaltung. Sie gelten als funktional eigene Behörden1 und sind aus diesem Grund dafür verantwortlich, dass keine anderen Behörden bzw. Angestellte anderer Verwaltungszweige der gleichen kommunalen Verwaltung Zugang zu ihren Akten erhalten. Jede Behörde oder Abteilung muss ihre Akten physisch und elektronisch so sichern, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Akten erhalten (§ 14 DSG2). Je sensibler die Daten sind (z.B. Akten der Sozialhilfe, der Personalabteilung usw.), umso höher sind die Schutzanforderungen. Dazu gehört auch die Prüfung, wer alles einen Schlüssel zu Aktenschränken mit sensiblen Akten hat. Einen Schlüssel sollten nur jene Personen besitzen, die Zugang zu den Akten für ihre Arbeit benötigen. So sollten z.B. weder Angestellte der Einwohnerkontrolle, noch ein Feuerwehrkommandant oder Mitarbeitende der Steuerbehörde einen Schlüssel zum Aktenschrank der Vormundschaftsbehörde, des Sozialdienstes oder der Personalabteilung besitzen.
Zur Prüfung gehört natürlich auch, wer Zugriff auf die elektronischen Akten der einzelnen Behörde hat. Auch hier sind die Zugriffe so zu vergeben, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf eine Datenbank haben3, welche die Daten für ihre Arbeit wirklich benötigen.
3. November 2004
Fussnoten:
1 Der funktionale Behördenbegriff wird aus dem verfassungsmässigen Zweckbindungsgebot und Art. 4 des eidg. Datenschutzgesetzes abgeleitet.
2 Gesetz über den Schutz von Personendaten, DSG, SGS 162, im Internet unter http://www.baselland.ch/docs/recht/sgs_1-2/162.0.htm
3 Vgl. zu diesem Thema datenschutz konkret 069 "Wie sind Bearbeitungskompetenzen in einem Netzwerk zu vergeben?