Ausgestaltung von Formularen |
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Wie muss ein Formular ausgestaltet werden, wenn von verschiedenen Amtsstellen Auskünfte eingeholt werden?
Ein Beispiel von vielen: Die Fremdenpolizei muss in Verfahren betreffend die Erteilung oder Verlängerung von Aufenthaltsbewilligungen von verschiedenen Behörden Auskünfte über die gesuchstellende Person einholen. Wenn dies nun auf einem einzigen Zirkulationsformular geschieht, dann erhält jede Behörde alle Informationen, welche die vorgängig angefragten Amtsstellen zuhanden der Fremdenpolizei erteilt haben. Die letzte angefragte Behörde erfährt somit, ob und womit die betroffene Person im Strafregister eingetragen ist, ob sie oder ihre Angehörigen Fürsorgeleistungen bezogen haben, ob gegen sie Betreibungen erfolgt sind oder Verlustscheine bestehen, ob sich die Polizei mit ihr im negativen Sinne zu befassen hatte - alles Angaben, die zusammen ausser der Fremdenpolizei keine der involvierten Behörden zur Aufgabenerfüllung benötigt(1)!
Aus diesem Grund dürfen entsprechende Abklärungen nicht auf dem Zirkularweg erfolgen. Von jeder beteiligten Behörde müssen die erforderlichen Auskünfte direkt eingeholt werden. Mit den heute vorhandenen Textverarbeitungslösungen sind solche Anfragen ohne grossen Programmieraufwand realisierbar.
Und ausserdem führt ein solches datenschutzkonformes Vorgehen auch zu einer Beschleunigung des Verfahrens, weil alle Anfragen zeitlich parallel erfolgen. Ein doppelter Gewinn für die betroffenen Personen!
1. Art. 6 DSG: Allgemeine Voraussetzungen für das Bearbeiten von Personendaten.