Auskunft per Brief, Fax oder Telefon |
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Wie dürfen Personendaten unter Behörden bekanntgegeben werden?
Darf z.B. eine Einwohnerkontrolle der Polizei telefonisch Auskunft erteilen über eine(n) Einwohner(in)? Wie soll ein kommunaler Sozialdienst der Sozialversicherungsanstalt Auskunft erteilen darüber, ob eine Person, die Krankenkassenbeiträge erhalten soll, Fürsorgeunterstützung bezieht?
Der Fall ist alltäglich: Eine Behörde erkundigt sich telefonisch bei einer anderen Behörde über eine bestimmte Person. Wenn die Voraussetzungen für eine Bekanntgabe nach dem Datenschutzgesetz(1) gegeben sind, darf eine Behörde - wenn nicht spezialgesetzliche Vorschriften etwas anderes vorsehen - schriftlich oder telefonisch Auskunft erteilen.
Allerdings muss die bekanntgebende Behörde sicher sein, dass die Auskunft tatsächlich an die berechtigte Behörde erteilt wird:
| Bei schriftlichen Auskünften darf man davon ausgehen, dass der Brief an die richtige Adresse gelangt. |
| Wird die Auskunft per Fax übermittelt, dann sind die nötigen Vorsichtsmassnahmen zu treffen, damit die Personendaten nicht in falsche Hände geraten: Vergewissern Sie sich, dass die Fax-Nummer der berechtigten Behörde "gehört"; verständigen Sie sich vor der Sendung sensibler Daten mit der Empfängerin über den genauen Zeitpunkt der Sendung usw.(2). |
| Telefonisch darf bloss Auskunft erteilt werden, wenn Sie die anfragende Person zweifelsfrei identifizieren können (etwa die Inspektorin/ den Inspektor vom Polizeistützpunkt am Ort), oder nach dem Callback-Verfahren: Sie rufen selber die anrufende Behörde zurück - und zwar nicht unbesehen über die Telefonnummer, die Ihnen die anrufende Person angegeben hat, sondern über die verifizierte Telefonnummer nach Telefonbuch, Amtskalender o.ä.! |
Diese Massnahme ist kein Ausdruck von Misstrauen gegenüber der anfragenden Behörde. Nur so kommen Sie aber Ihrer Verantwortung nach: "Wer Personendaten bearbeitet" - und dazu gehört auch die Bekanntgabe -, "sorgt für ihre Sicherung vor ..... unbefugter ..... Kenntnisnahme"(3).
1. Nach § 8 DSG: Bekanntgabe an Behörden und ausserkantonale Amtsstellen.
2. Vgl. die umfangreiche Auflistung von Schutzmassnahmen in: Datenschutz konkret 060.
3. § 14 Abs. 1 DSG.