Referenzen |
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"Sag, Heinrich", fragt das Datenschutz-Gretchen dies Mal seinen Liebsten, "wie hast Du's mit den Referenzen?" Sie kennen das Problem bestimmt: Entweder weil Sie sich schon einmal um etwas beworben haben oder weil Sie bereits Referenzen einholen, beziehungsweise erteilen mussten. Und oft ist damit ein komisches Gefühl in der Magengegend verbunden, weil nicht immer ganz klar ist, was man fragen oder sagen darf und wer was woher weiss. Die Thematik betrifft zweifelsohne eine Bearbeitung von Personendaten, weshalb sie den Regeln des Gesetzes vom 7. März 1991 über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz/DSG, SGS 162) zu entsprechen hat. Da es hierzu aber keine spezifischen gesetzlichen Bestimmungen gibt, muss auf die entsprechenden allgemeinen Regeln zurückgegriffen werden. Diese besagen nach den §§ 6, 8 und 9 DSG, dass Personendaten u.a. dann bearbeitet oder bekanntgegeben werden dürfen, wenn dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe erforderlich ist. Demnach ist zu erörtern, wem wann welche gesetzliche Aufgabe zukommt. |
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Aus Sicht der auskunfterteilenden Behörde:
Kommt eine Behörde in die Lage, eine Referenz zu erteilen, so kann dies eigentlich nur eine Person betreffen, die entweder früher dort gearbeitet hat oder momentan dort beschäftigt ist. Zu beiden Fällen kann eindeutig festgehalten werden, dass dieser Behörde bezüglich einer zukünftigen Arbeitsstelle dieser Person keine gesetzliche Aufgabe mehr zukommt. Eine Auskunfterteilung ist deshalb grundsätzlich unzulässig, es sei denn, die betroffene Person habe dazu ihr Einverständnis im Sinne des § 8 Abs. 1 Bst. c. DSG (an Behörden) oder § 9 Bst. c. DSG (an Private) erteilt. Dies ist die einzige Ausnahme. Bestehen Zweifel über dieses Einverständnis, so hat sich die auskunfterteilende Stelle bei der betroffenen Person darüber zu vergewissern. So gerät sie mit dem Amtsgeheimnis sicher nie in Konflikt.
Aus Sicht der auskunftersuchenden Behörde:
Jede Arbeitgeberin hat ein legitimes Interesse, lediglich Personen einzustellen, bei denen sie von ihrer fachlichen und persönlichen Eignung überzeugt ist. Dazu muss sie entsprechende Abklärungen vornehmen können. Dies ist ihre gesetzliche Aufgabe, wobei hier sicher gilt, dass der Umfang der Eignungsabklärungen in einem vernünftigen Verhältnis zu den Qualifikationen stehen muss, welche von einer zukünftigen Mitarbeiterin oder einem zukünftigen Mitarbeiter zu erfüllen sind. Dies ergibt sich aus dem allgemein geltenden Verhältnismässigkeitsprinzip. Mit anderen Worten ausgedrückt darf eine Arbeitgeberin nur solche Angaben verlangen, die sie zur Abklärung der Eignung für das Arbeitsverhältnis benötigt. Sie können von Ausbildungs- und Arbeitszeugnissen, über die Nennung von Referenzpersonen allenfalls bis hin zu einem Strafregisterauszug reichen. Die Erhebung und Beurteilung von Personendaten ist demnach zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe - nämlich der optimalen Stellenbesetzung - erforderlich und somit auch datenschutzrechtlich zulässig. Eine Referenz ist unter diesem Blickwinkel aber lediglich ein Mosaiksteinchen und kann daher bestenfalls dazu dienen, den wichtigen persönlichen Eindruck abzurunden.
Entsprechend den Ausführungen über die auskunfterteilende Behörde muss die Grenze zur effektiven Erhebung von Angaben über die betroffene Person aber bei deren Einverständnis dazu liegen. Dieses Erfordernis stellt Personalverantwortliche keineswegs vor unlösbare Probleme: Wird eine Angabe ohne nachvollziehbare Begründung verweigert, so ist diese Tatsache erstens zu respektieren und zweitens in Ergänzung zu den verfügbaren Angaben entsprechend zu werten.
Aus Sicht der betroffenen Person:
Aus Sicht der betroffenen Person ist zu fordern, dass der Umgang mit ihren Personendaten transparent und damit nachvollziehbar bleibt. Dies ist ihr Recht nach § 18 DSG, da sie ansonsten keine Chance hat, sich gegen unsachlich negative Referenzen zu wehren. Demgegenüber ist allerdings auch eine gewisse Mitwirkungspflicht einer sich bewerbenden Person festzuhalten. Sie muss dafür besorgt sein, dass der zukünftigen Arbeitgeberin diejenigen Bewertungskriterien zur Verfügung stehen, welche diese zur Beurteilung einer Bewerbung benötigt. Verweigert jemand Angaben, die zu Recht verlangt werden, ohne plausible Gründe anzugeben, so kann dies allenfalls zuungunsten der Bewerberin oder des Bewerbers ausgelegt werden. Plausibel begründet ist es die Weigerung, die momentane Arbeitgeberin als Referenzperson befragen zu lassen, weil diese - bei ungekündigtem Arbeitsverhältnis - nichts von der Bewerbung weiss.
Auch wenn Sie diese Regeln befolgen, sind zugegebenermassen noch nicht sämtliche Probleme im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens gelöst. Aber es lassen sich zumindest unnötige Probleme verhindern. Und wie überall gilt auch hier, dass es keine Regel ohne Ausnahme gibt. In Zweifels- oder Spezialfällen steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte deshalb gerne zur Seite.
Der Tip des Datenschutz-Gretchens: Nehmen Sie den Umgang mit Bewerbungen doch wieder einmal unter die Lupe!