Datenschutzkonformes Faxen |
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"Sag, Heinrich", blinzelt Sie das Datenschutz-Gretchen aus einem Wulst von speckigem Fax-Papier hervor an und fächelt sich etwas kühle Luft ins Gesicht, "wie hast Du's mit Deinen Faxen?" Sie wissen, wie praktisch es ist: Wenn Sie jemanden telefonisch nicht erreichen, schicken Sie die Unterlagen schnell per Telefax. Sie tippen die Nummer ein, hören dem Gepiepse zu und erhalten - welch ein schönes Wort! - als "Anschlusskennung" der Gegenseite ein vielsagendes "G3"(1) auf dem Display angezeigt. Wie sieht es auf der andern Seite aus? Das Faxgerät für das ganze Stockwerk - man kann ja schliesslich nicht in jedes Büro noch so einen Apparat stellen, also steht er dort, wo alle zukommen - beginnt leise zu surren und entlässt Seite um Seite aus seinem Innern. Kennen Sie den Herrn Stückelberger, für den der Fax gemeint ist? Wenn nicht, dann bleibt er einfach einmal liegen. Jedermann und jedefrau schaut sich die Anfrage der Vormundschaftsbehörde oder das psychiatrische Gutachten einmal an .... undsoweiterundsoweiter. Irgendwann merkt dann jemand, dass etwas falsch gelaufen ist. Zu spät! Nach dem Datenschutzgesetz sind Sie für die Datensicherung verantwortlich: "Wer Personendaten bearbeitet, sorgt für ihre Sicherung vor ... unbefugter ... Kenntnisnahme" (§ 14 Abs. 1 DSG). |
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Was dagegen tun? Kürzlich hat das Datenschutz-Gretchen von einem Sozialforschungs-Institut einen Fax erhalten mit dem Vorspann:
"Falls Sie diesen Fax irrtümlich erhalten, rufen Sie uns bitte sofort zurück. Die Informationen in diesem Fax können vertraulichen Charakter haben. Falls Sie nicht der Adressat sind, dürfen Sie die Informationen in diesem Fax nicht verwenden oder an Dritte weitergeben."
So einfach geht es wohl nicht. Und hinterher lässt sich eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen nicht mehr ungeschehen machen.
Als Faustregeln kann man sich etwa merken:
| Sie tragen die Verantwortung für die Personendaten, die Sie übermitteln! |
| Fragen Sie mal nach, durch welche organisatorischen Massnahmen die Benützung des Telefaxgerätes geregelt ist (grundsätzliche Voraussetzungen für eine Nutzung, Sicherheitsvorkehren, Verantwortlichkeiten)! |
| Geben Sie bei Ihrem Faxgerät eine aussagekräftige "Anschlusskennung" ein, damit der Absender eine Falschwahl bemerken und die Sendung unterbrechen kann! |
| Vergewissern Sie sich vor der Übermittlung von Personendaten, ob die Empfängerin überhaupt (noch) unter dieser Nummer erreichbar ist! |
| Verständigen Sie sich vor der Sendung besonders sensibler Daten mit dem Empfänger über den konkreten Zeitpunkt der Sendung! Eventuell kennt Ihr Gerät sogar die Methode des vertraulichen Sendens mit einem durch ein Kennwort geschützten "vertraulichen Briefkasten"! |
| Stellen Sie - möglichst durch persönliche Anwesenheit am Gerät - während der Übertragung von Personendaten sicher, dass nicht unbefugte Personen in diese Daten Einsicht nehmen! |
| Verständigen Sie sich nach dem Empfang einer Sendung mit der Absenderin sofort über allfällig aufgetretene Mängel! |
| Benützen Sie einen Fax-Leitzettel und bewahren Sie die Übermittlungsprotokolle auf! |
Der Tip des Datenschutz-Gretchens: Nehmen Sie doch einmal Ihr Telefaxgerät, seinen Standort, die organisatorische Regelung der Faxbenützung, die Sicherheitsvorkehren und Verantwortlichkeiten sowie Ihr "Fax-Verhalten" genauer unter die Lupe!
Fussnoten:
1. Was nur bedeutet, dass die angerufene Station ein Gerät der Betriebsart CCITT G3 (ein sog. "Group 3-Fax") ist.