Archivierung von Personendaten |
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Bevor der Winter so richtig Einzug hält, fragt Euch das Datenschutz-Gretchen heute: "Sag, Heinrich, wie hast Du's mit deinen verstaubten Personendaten?" Haben Sie auch schon mal eine neue Stelle angetreten und als erstes alle Bundesordner, die schon über zehn Jahre auf dem Buckel hatten, in den Keller oder auf den Estrich geschleppt? Oder bringen Sie Ihre Akten gar selber erst ins Archiv, wenn wirklich nichts anderes mehr in die Schäfte passt? Dann kann das Datenschutzgesetz Ihren Platzproblemen Abhilfe schaffen, mindestens wenn sich in Ihren Ordnern und Akten Personendaten befinden. Und Ihre Nachfolgerin oder Ihr Nachfolger wird es auch zu schätzen wissen! |
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§ 15 DSG besagt, dass Personendaten, die zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben voraussichtlich nicht mehr regelmässig benötigt werden, dem zuständigen öffentlichen Archiv (Staats- bzw. Gemeinde- oder Bürgerarchiv: § 8 DSV) zur Archivierung anzubieten sind. Im Archiv werden die Personendaten aufbewahrt, soweit sie für Sicherungs- und Beweiszwecke oder für die wissenschaftliche Forschung benötigt werden. Alle übrigen Personendaten sind von der verantwortlichen Behörde zu vernichten (§ 15 Abs. 2 DSG).
Das gibt Platz!
Um es noch einmal anders auszudrücken: Das Verfahren ist dreistufig. Vorerst bleiben die Personendaten bei der verantwortlichen Behörde, bis sie voraussichtlich nicht mehr regelmässig benötigt werden. Anschliessend gelangen sie ins Staats-, Bürger- oder Gemeindearchiv und werden von diesem nach Massgabe der verantwortlichen Behörde - also von Ihnen - so lange aufbewahrt, wie sie als Sicherungs- oder Beweismittel benötigt werden (Zwischenarchiv im Sinne von § 9 Abs. 1 DSV(1)). Besteht darüber hinaus noch ein Interesse der wissenschaftlichen Forschung, werden die Personendaten endgültig archiviert (Endarchiv im Sinne von § 9 Abs. 1bis DSV(2)). Ansonsten sind sie zu vernichten.
Der Tip des Datenschutz-Gretchens: Nehmen Sie Ihre abgelegten Personendaten doch einmal unter die Lupe!
Fussnoten:
1) Zur Bearbeitung von zwischenarchivierten Personendaten: § 11 DSV
2) Zur Bearbeitung von endarchivierten Personendaten: § 11a DSV