Buchführungsgrundsätze |
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Buchführungsgrundsätze - Bilanzwahrheit und -klarheit - kleiner Leitfaden für KMU's!
Weder Steuerrecht noch Handelsrecht schreiben ein bestimmtes Buchführungssystem (einfache Buchhaltung, doppelte Buchhaltung) oder eine bestimmte Form (Darstellungsart) vor. Das schweizerische Obligationenrecht (OR) hält unter Artikel 959 dagegen allgemein gültig fest: "Betriebsrechnung und Jahresbilanz sind nach allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen vollständig, klar und übersichtlich aufzustellen, damit die Beteiligten einen möglichst sicheren Einblick in die wirtschaftliche Lage des Geschäfts erhalten".
Konkret hat daher eine Buchhaltung, die freiwillig oder gestützt auf die obligationenrechtliche Buchführungspflicht erstellt wird, folgende Anforderungen zu erfüllen, damit sie für die steuerliche Gewinnermittlung als ordnungsgemäss und beweiskräftig gilt:
Materielle Aspekte
- | die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen in der entsprechenden Rechnungsperiode verbucht werden. |
- | Geschäftliche und private Belange sind ausreichend klar abzugrenzen. |
- | Alle Rechenoperationen in den Geschäftsbüchern und Belegen müssen stimmen. |
- | Übereinstimmung der Buchungen mit den Belegen. (Die Führung von Scheinkonten und die wissentliche Verbuchung fiktiver Geschäftsvorgänge, um die Steuerbehörden zu täuschen, bedeutet Urkundenfälschung und wird steuerstrafrechtlich geahndet). |
Formelle Aspekte
- | Übersichtliche Darstellung der Bilanz und Erfolgsrechnung. |
- | Zweckmässige und zeitgemässe Organisation der Buchhaltung, damit sie die an sie gestellten Anforderungen erfüllen kann. |
- | Fortlaufende und in zeitlich richtiger d.h. chronologischer Reihenfolge durchgeführte Verbuchung. |
- | Verbuchung gleichartiger Buchungsfälle auf dem gleichen Konto. |
- | Führen der Buchhaltung grundsätzlich als Bruttorechnung: keine Verrechnung von Aktiven und Passiven; getrennte Ertrags- und Aufwandkonti. |
- | Sämtliche Buchungen haben sich auf Belege zu stützen (keine Buchung ohne Beleg!) |
- | Auf dem einzelnen Beleg müssen Tatbestand und Zeitpunkt des Geschäftsvorfalles klar ersichtlich und der Buchungsvermerk angebracht sein. |
- | Bei Offen-Posten-Buchhaltung: Zahlungsvermerke auf den Eingangsfakturen und auf den Kopien der Ausgangsfakturen (Datum, Betrag, Zahlungsart). |
- | Buchungen mit Bleistifteintragungen sind zu unterlassen. |
- | Buchungsfehler sind durch Korrekturbuchungen zu berichtigen. Radierungen und ähnliche nachträgliche Manipulationen sind nicht erlaubt. |
- | Inventar, Bilanz und Erfolgsrechnung sind rechtsgültig zu unterzeichnen. |
- | Bücher, Belege und andere Aufzeichnungen, die mit der ausgeübten selbständigen Erwerbstätigkeit im Zusammenhang stehen, sind während zehn Jahren aufzubewahren. |
- | Die Buchhaltung muss zeitnah (in bargeldintensiven Betrieben sogar "tagfertig") und lückenlos nachgeführt sein. |
- | Buchungsvorfälle müssen jederzeit vom Beleg bis zur Abschlussbuchung bzw. bis zur Steuerabrechnung nachvollzogen bzw. nachgeprüft werden können. |
Zu beachten!
Die Steuergesetze von Bund und Kanton stellen tendenziell erhöhte Ansprüche an die formelle und materielle Beweiskraft Ihrer Buchhaltung! Es lohnt sich also, hier nicht zu sparen. Eine unkorrekte Buchführung und der allfällige Verdruss kommen Sie im Endeffekt teuer zu stehen (Ordnungsbussen, Nach- und Strafsteuerverfahren).
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
Selbständigerwerbende Personen sind entweder verpflichtet, eine Buchhaltung nach kaufmännischer Art zu führen, oder wenigstens Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben zu machen. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Merkblatt betreffend Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. www.baselland.ch/docs/fkd/steuern/merkbl/merkblatt_aufbewahrungspflicht_selbstaendigerwerbende.pdf
Zu beachten! Elektronische Buchführung und Archivierung gesetzlich anerkannt!
Der Bundesrat hat eine Revision der Art. 957 ff. des Obligationenrechts (OR) sowie die Ausführungsverordnung für Art. 957 OR auf den 1. Juli 2002 in Kraft gesetzt. Alle Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz und Belege können künftig sowohl im Original als auch elektronisch geführt werden. Die revidierten Bestimmungen über die kaufmännische Buchführung (OR), die neue Ausführungsverordnung und weitere Informationen zur Revision sind im Internet unter http://www.bj.admin.ch auffindbar.
Einkommensermittlung bei Aufzeichnungspflicht
Steuerpflichtige, die nicht der Buchführungspflicht unterstellt sind, können das Einkommen auf zwei verschiedene Arten berechnen:
Ist-Methode
Bei der Ist-Methode sind die Einnahmen im Zeitpunkt des Zahlungseingangs der Rechnung gutzuschreiben und die Aufwendungen konsequenterweise erst im Zeitpunkt der Zahlung zu belasten (reine Ist-Methode). Werden Kreditoren, Rückstellungen oder passive Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen, so sind auch die Einnahmen abzugrenzen und mindestens die ausstehenden Fakturen vollständig zu erfassen.
Soll-Methode
Bei der Soll-Methode sind alle Forderungen und Verpflichtungen, welche das entsprechende Geschäftsjahr betreffen, exakt zu berücksichtigen. Konkret bedeutet dies, dass die Debitoren, angefangenen Arbeiten und transitorischen Aktiven einerseits, die Kreditoren, Rückstellungen und transitorischen Passiven anderseits korrekt abgegrenzt werden, auch wenn noch keine Zahlungen erfolgt sind. Die Soll-Methode ist im Übrigen jene Methode, mit welcher die Buchführungspflichtigen das Geschäftsergebnis (Gewinn oder Verlust) zu ermitteln haben.
Naturalbezüge / Privatanteile
Die abzugsfähigen Gewinnungskosten sind in erster Linie von den nicht abzugsfähigen Lebenshaltungskosten abzugrenzen.
Als Gewinnungskosten gelten nur jene Aufwendungen, welche eindeutig zur Einkommenserzielung bedingt sind und nachgewiesen werden können. Alle anderen Auslagen sind Lebenshaltungskosten. Bei Auslagen, die einen gewissen Zusammenhang mit der Einkommenserzielung aufweisen, jedoch nicht vollständig nachgewiesen werden können (z.B. Repräsentationsspesen) ist ein angemessener Privatanteil aufzurechnen. Ein Privatanteil ist ebenfalls bei gemischt genutzten Gütern aufzurechnen (z.B. Auto).
Weitere Angaben zu den Naturalbezügen und Gewinnungskosten finden Sie in der Wegleitung für Selbständigerwerbende.
Abschreibungen
Mit Abschreibungen wird der Wert von Aktiven in der Buchhaltung vermindert. So können zum Beispiel Fahrzeuge, Maschinen, Immobilien oder Anlagen abgeschrieben werden. Abschreibungen betreffen nur das Geschäfts- und nicht das Privatvermögen. Sie müssen geschäftsmässig begründet sein, sind nur im Rahmen von Richtsätzen zugelassen, gesetzlich aber nicht verbindlich. In begründeten Fällen lässt die Steuerbehörde durchaus höhere Abschreibungen zu. Übersetzte Abschreibungen, die nicht mit der Steuerbehörde abgesprochen wurden, werden dem steuerbaren Gewinn zugerechnet. Von den Steuerbehörden akzeptierte Abschreibungen sind definitiv und lassen sich nachträglich nicht wieder rückgängig machen. Gründungskosten sind in der Regel innerhalb der ersten fünf Geschäftsjahre abzuschreiben.
Nur geschäftsmässig begründete Abschreibungen können vom Einkommen abgezogen werden. Anschaffungen sind grundsätzlich zu aktivieren und entsprechend abzuschreiben. Unser Kanton kennt weder das System der Einmal- noch der Sofortabschreibung. Die zulässigen Abschreibungssätze finden Sie in Merkblatt über Abschreibungen der Eidg. Steuerverwaltung, welches ebenfalls im Internet abrufbar ist.
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