Aktuelles

Grosses Interesse an der elektronischen Aktenführung

 

Das Thema elektronische Aktenführung stösst in der Verwaltung auf grosses Interesse. Über 30 Führungskräfte aus verschiedenen Dienststellen nahmen am 20. Oktober 2009 an einer Fachtagung des Staatarchivs zum Thema "Aktenführung - von der Papierablage zum Records Management System" teil. Im Mittelpunkt der Veranstaltung standen Beiträge über die Einführung von elektronischen Records-Management-Systemen in Dienststellen der kantonalen Verwaltung (vgl. Liste der Referate). Dabei wurde mehrfach an konkreten Beispielen eindrücklich vor Augen geführt, wie tief die Einführung eines solchen Systems in die Organisationsstruktur einer Dienststelle eingreift. Diese Projekte brauchen viel Zeit, Ressourcen und Durchhaltewillen. Sie benötigen zwingend die Unterstützung und den Rückhalt durch die Dienststellenleitung und sind deshalb Chefsache!

 

Sowohl das grosse Interesse der Veranstaltung als auch die Schlussdiskussion unterstrichen den aktuellen Handlungsbedarf: Die bisherige Bilanz in Sachen elektronischer Aktenführung in der Kantonsverwaltung ist ernüchternd. Die Verordnung über die Aktenführung aus dem Jahr 2002 ist nicht umgesetzt. Ohne zeitgemässe elektronische Hilfsmittel sind die Dienststellen je länger je weniger in der Lage, ihre Informationen optimal zu bewirtschaften und die Revisionsfähigkeit ihrer Unterlagen zu gewährleisten. Und nicht zuletzt bildet die elektronische Aktenführung die Voraussetzung für ein funktionierendes E-Government.

 

Die Veranstaltung hat zudem die vielen Facetten des Records Managements verdeutlicht. Als Querschnittsamt bietet das Staatsarchiv Hand dazu, die Dienststellen im Bereich Aktenführung zu beraten und die diversen Projekte untereinander zu vernetzen.

 

Liste der Beiträge:

 

Regula Nebiker - Staatsarchiv
 Einführungsreferat - Wo steht der Kanton BL?

 

Krystyna Ohnesorge - Bundesarchiv
 E-Government und das GEVER-Programm Bund: Chancen und Herausforderungen

 

Roland Bono - Fachstelle Bodenschutz Amt für Umweltschutz und Energie
 GEVER und Prozessentwicklung Amt für Umweltschutz und Energie

 

Hans-Peter Ulmann - Kantonale Psychiatrische Dienste (KPD)
 Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) in den KPD

 

Christoph Rindlisbacher, Jacqueline Harr - SID
 Das Gever-Projekt bei der Sicherheitsdirektion zwischen Informatik und Organisation

 

Urs-Peter Modespacher - Kantonsspital Bruderholz
 Records Management und Qualitätssicherung am Beispiel Patientenakte KSB

 

Ursula Stucki - Datenschutzbeauftragte BL
  Wie "verkauft" man ein unbeliebtes Thema in der Verwaltung

 

Olivier Battaglia - Finanzkontrolle
 Projekte / Archivierung / Compliance aus Sicht der internen Revision

 

Ursula Bürki - Bundesarchiv
 Dienst GEVER: Beratung und Instrumente

 

Patrick Moser - Staatsarchiv
 Was kann die Fachstelle Aktenführung anbieten?