Organisationsvorschriften

 

 

Organisationsvorschriften regeln verbindlich den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung in einer Dienststelle. Sie beschreiben die Aufgaben einer Dienststelle und die entsprechenden Zuständigkeiten. Die Organisationsvorschriften beinhalten zudem die nötigen Verfahren und Mittel.

 

 

Als Muster, wie die Organisationsvorschriften formuliert sein können, finden Sie hier diejenigen der Landeskanzlei (pdf, 26 KB) sowie zur Erläuterung den dazugehörigen Registraturplan (pdf, 19 KB) und die Dossierbildungsregeln (pdf, 28 KB).

 

 

Zusammen mit dem Ordnungssystem bilden die Organisationsvorschriften das Rückgrat einer systematischen Aktenführung. Die Organisationsvorschriften können je nach Dienststelle sehr unterschiedlich ausfallen. Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab:

 

-  Grösse und Aufbauorganisation der Dienststelle,

-  Infrastruktur der Dienststelle (Bauliche Verhältnisse, Informatik etc.),

-  Elektronische oder konventionelle Ablage als massgebend definiert,

-  Zentrale Ablage oder Ablagen verteilt auf verschiedene Abteilungen innerhalb einer Dienststelle,

-  Länge der Aufbewahrungsfristen,

-  etc.