Dossierbildung

Alle Unterlagen, ob konventionell oder elektronisch erstellt, werden in Dossiers zusammengefasst. Dossiers haben einen eindeutigen Titel, ein Eröffnungs- und Abschlussdatum und sind dem übergeordneten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet. Bei Bedarf können Dossiers weiter unterteilt werden.

Grundsätzlich gibt es drei Dossiertypen:

1. Projekt- oder Falldossiers

2. Künstliche Dossiers

3. Grundlagendokument

Dossiertyp	Projekt-, Falldossiers	Künstliche Dossiers	Grundlagendokumente
Dossiertitel	Tragen häufig eine Nummer, den Namen einer Personen oder einer Gemeinde Bei Projekten ist der Dossiertitel meist mit einem Ziel oder einer Tätigkeit verbunden (Reorganisation der Aktenführung).	Ist mit einer Jahreszahl verknüpft (2002 Amtskonferenzen)	Die Bezeichnungen - Grundlagenpapiere - Verzeichnis - Übersicht ist im Dossiertitel enthalten (Übersicht über die laufenden Amtsgeschäfte)
Inhalt	Projekte oder Einzelfälle		- Verzeichnisse - Übersichten - Formulare - Vorlagen
Eigen- schaften	Haben einen definierten Anfang und ein definiertes Ende	Anfang und Ende werden willkürlich festgelegt	- Dossier hat keinen Anfang und kein Ende - ist nie abgeschlossen - ist nie vollständig

Es müssen nur geschäftsrelevante Unterlagen registriert und in Dossiers abgelegt werden. Geschäftsrelevante Unterlagen enthalten die Informationen, welche für die Weiterbearbeitung eines Geschäfts respektive für dessen Nachvollziehbarkeit von Bedeutung sind. Es gibt daher eine ganze Liste von Unterlagen (pdf, 35 KB), die nicht registriert werden müssen.