Aktenführung
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Eine geordnete Aktenführung gewährleistet, dass Unterlagen systematisch erstellt, empfangen, registriert und abgelegt werden. Sie garantiert den Nachweis der Geschäftstätigkeit einer Dienststelle und unterstützt die effiziente Bearbeitung ihrer Geschäfte: Die richtigen Unterlagen sollen den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Die Dienststellen sind zu einer ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet. Die wichtigsten Bestimmungen dazu finden sich in der kantonalen Verordnung über die Aktenführung vom 17. Dezember 2002 (SGS 140.13). Darin ist die ISO-Norm 15'489 betreffend Records Management berücksichtigt und auch als verbindlicher Standard vorgeschrieben.
Das Staatsarchiv hat eine Fachstelle Aktenführung gebildet, die den Dienststellen bei der Einrichtung von zweckmässigen und effizienten Aktenablagen sowie bei der Einführung von elektronischen Geschäftsverwaltungs- (Records Management) Systemen zur Verfügung steht.
Elektronische Langzeitarchivierung
Publikationen und weiterführende Literatur
Tagung 20.10.2009: Aktenführung - von der Papierablage zum Records Management System |
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