Abliefern

Die Dienststelle, welche Akten an das Staatsarchiv abliefern will, setzt sich möglichst frühzeitig mit dem/der für die Direktion zuständigen MitarbeiterIn des Staatsarchivs in Verbindung, am besten in Form eines Aktenangebots. So lässt sich unnötiger Mehraufwand vermeiden.

Ablieferungen an das Staatsarchiv sollen regelmässig erfolgen und nicht erst, wenn der Keller und die Büros voll sind. Spätestens, wenn einem Dossier zehn Jahre lang keine Unterlage mehr hinzugefügt worden ist, sollte das Dossier abgeliefert werden. Der Rhythmus der Ablieferungen wird in einer Archivierungsvereinbarung zwischen der Dienststelle und dem Staatsarchiv geregelt.

Vor einer Ablieferung müssen die Unterlagen von den Dienststellen archivgerecht aufbereitet werden. Darüber orientiert der/die zuständige MitarbeiterIn des Staatsarchivs gern.

Ausgesonderte, nicht archivwürdige Unterlagen müssen kontrolliert vernichtet oder gelöscht werden. Bei der Entsorgung von Papierakten kann sich Ihr Hauswart beim Hochbauamt (Abteilung Logistik), Peter Vosseler, Unterstützung holen.